Ruang Lingkup Administrasi

Ruang Lingkup Admiunistrasi

1. Administrasi Sebagai Ilmu dan Seni

            Administrasi sebagai ilmu pengetahuan (science) baru berkembang sejak akhir abad ke XIX, tetapi administrasi sebagai suatu seni (art0 atau administrasi dalam praktek timbul bersamaan dengan timbulnya peradaman manusia.

            Sebagai Imu Pengetahuan Administrasi merupakan :

1. Fenomena masyarakat yang baru, karena timbul sebagai cabang ilmu-ilmu social
2. Membawa prinsip-prinsip universal
3. Kelompok apllied science, karena pemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-daliulnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan Negara.

Sedangkan adminisrasi sebagaiu Seni (art) atau praktek, merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara terus-menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan benar-benar dapat memegang peranan yang diharapkan.

2. Pengertian Administrasi /Manajemen

            Mempelajari suatu istilah sebagainya terlebih dahulu menemukan akar kata dari istilah itu. Secara etimologis administrasi berasal dari dalam bahasa inggis  ”Administration”  merupakan bentuk adjective dari kata ”administer”. Menurut The Liang Gie  91992:9), kata “ administer” berasal dari kata Latin : ad + minstrare yang artinya to serve, dalam bahasa Indonesia ‘melayani, membantu, menunjang, atau

memenuhi.” Kemudian kata “administer” dalam bahasa inggris  itu diartikan sabagai to manage, to conduct, to direct. To manage artinya mengurus, megatur, meleksanakan, mengelola. To conduct artinya memimpin , mengadakan. To direct artinya menunjukkan, mengatur.

            Dari penjelasan tentang istilah administrasi dapat disiumpulkan bahwa kata “administrasi” bukan lahir pada abad modern, tetapi sudah dipergunakan pada zaman sebelum masehi. Demikian pula Silalahi (1992;3) menyatakjan bahwa di zaman Romawi, eorang administrator adalah seorang yang mendapat kepercayaan untuk meleksanakan tugas dari seorang pemilik harta kekayaan untuk mengurus semua harta kekayaan berikut personil dalam suatu organisasai.

3. Sejarah masuknya Ilmu administrasi di Indonesia

            Dalam masa penjajahan belanda, kepada masyarakat Indonesia deperkenalkan istilah “administratie” dengan ejaan sesuai dengan ejaan Bahasa Belanda yang mempunyai arti “setiap penyususn keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu iktisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Istilah “administasi” ininlah yang mulai deperkenalkan pada masyarakat Indonesia sebagai “tata usaha” atau dikenal dalam bahasa Inggris clerical work atau paper work dalam arti sempit. Pemehaman ini jauh berbeda dengan konsep adminisrasi dalam arti luas yaitu pengurusan atau penetaan yang kembangkan oleh fayol di Perancis semenjak akhir abad ke-19, sampai yang dikembangkan oleh para pakar pada dewasa ini.

4. Perbedaan Arti Administrasi dan Manajemen menururt pendapat para ahli

Pakar	Administrasi	Manajemen
Dalton E. Mc Farland	Ditunjukkan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaanya	Ditunjukkan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan atau mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan.
Ordway Tead	Suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan.	Badan secara langsung memberikan petunjuk, bimbingan untuk merealisasikan atau melaksanakan tujuan.

4. Defenisi dan Hakekat Administrasi

            Cara mengkaji makna beberapa definisi administrasi seperti yang dirumuskan oleh beberapa pakar seperti Ordway Tead (1953), J.E. Walters (1959), Leornad D. White (1957), Silalahi (1992), Herbert simon (1956), SP Siagian (1980), Stephen Robbins (1983), dapat disimpulkan bahwa jika ada sekelompok orang bekerjasama melakukan suati kegiatan substatife untuk mencapai suatu tujuan, maka terhadap orang-orang yang bekerja sama itu prlu dilakukan penataan yang disebut sebagai administrasi. Definisi tersebut tidak dapat menyebutkan secara khusus tentang kelompok pap dan dimana terjadinya administrasi, hal ini mempunyai makna bahwa administrasi mempunyai makna administrasi mempunyai “pengertian luas” dapat terjadi dimana saja dan kelompok manusia yang dimaksud itu tidak terbatas pada kelompok yang tergabung dalam organisasi formal.

            Setelah memahami beberapa definisi dan pengertian administrasi, makna pada hakekatnya administrasi memiliki tiga faktor atau cirri khas terjadinya poses administrasi yaitu sekelompom manusia, kerja sama, dan tujuan bersama yang ingin dicapai. Berdasarkan ketiga cirri tersebut maka pokok pikiran dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Tiga Faktor

Secara hakiki mereka sengaja berkelompok karena ada kepentingan yang sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Hakikat kerja sama yang dimaksud adalah usaha dua orang manusia atau lebih yang berdasarkan kepentingan atau kemauan bersama ingin mencapai sesuatu atau untuk memperoleh sesuatu atau untuk memperoleh sesuatu apapun menciptakan sesuatu.

Hakikat tujuan, adanya sesuatu kebutuhan, dapat berupa kebutuhan material, financial, ataupun bercorak rokhaniah, yang diupayakan dengan kegiatan-kegiatan nyata agar dapat terpenuhinya tersebut

            Dengan adanya ke tiga faktor tesebut di atas, timbul proses penataan terhadap kegiatan nyata untu mencapai tujuan yang disebut Administrasi.

5. Kriteria/Krateristik Pokok Administrasi

a.      Rasionalitas

Segala aspek dalam hendaknya dilakukan dengan perhitungan dan pertimbangan yang berdasarkan akal sehat, tidak berdasarkan pertimbangan emosional dan tidak berdasarkan perimbangan subjektif.

b.      Efektifitas

Efektifitas mempunyai arit mencapa hasil sesuai dengan yang diinginkan atau yang diencanakan. Dengan dilakukannya kerjasama bermaksud agar tujuan dapattercapai sepeti yang diinginkan atau seperti yang direncanakan, manakalah jika dikerjakan oleh seorang diri tujuasn tidak akan tercapai.

c.       Efisiensi

Efisiensi dapat dijelaskan sebagai penggunaan bahan dan biaya seminimal mungkin dengan dapat mencapai hasil yang maksimal, atau jika berbentuk upaya dengan pengorbanan yang sekecil mungkin dapat mencapai hasil yang sebesar mungkin.

6. Prinsip-prinsip umum dari pada Administrasi

            Fayol meletakkan sejumlah prinsip-prinsip umum dari pada administrai yang dipergunakan sebagai suatu rangka dalam membuat bukunya, dimana ia membagi prinsip-prinsip administrasi menjadi 14 bagian yaitu :

1. pembagian kerja (division of work)
2. kewenangan dan tanggung jawab (authority and rensponsibility)
3. disiplin (discipline)
4. kesatuan perintah (unity of command)
5. kesatuan arah/tujuan (unity of direction)
6. mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan individu (suborganization of individual to general interest)
7. penggajian (remuneration)
8. sentralisasi (centralisasion)
9. skala hirarki (scalar chain)
10. tata tertib (order)
11. keadilan (equity)
12. stabilitas dari pada jabatan (stability of tenure)
13. Prakarsa (intiative)
14. solidaritas antar sesama kawan sekerja (espirit de corps)

Dalam membicarakan prinsip-prinsip ini, Fayol memberikan saran bahwa setiap kelakuan dalam administrasi tidak perlu ada atau absolut.  Menurut Fayol prinsip-prinsip administrasi adalah luwes,dan dapat menyesuaikan diri dengan situasi yang ada, yaitu kebutuhan adanya “intelegensi, pengelaman, keputusan,dan keseimbangan”.  

Organisasi (Organization)

A. Definisi Organisasi

            Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tjuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun eksteren. Dimana dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.

            James D. Mooney mengatakan, “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama” sedang Chester I. Barnard memberikan pengertian bahwa organisasi yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

            Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

                              Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi :

1.      Adanya tujuan bersama

2.      Adanya kerjasama dua orang atau lebih

3.      Adanya pembagian tugas

4.      Adanya kehendak untuk bekerjasama

B. Bentuk-Bentuk Organisasi

            Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerjasama.

            Bagan ini menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi, yaitu :

1.      Pembagian kerja

2.      Rantai perintah

3.      Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.      Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5.      Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1. Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan palin sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-cirinya yaitu organisasi masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikannya :

1. Kesatuan komondo terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
2. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
3. Proses pengambilan keputusan cepat

Kelemahannya :

1. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh oraginisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan  jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yany tugasnya memberi nasehat dan saran dalam bidang kepada pemimpin dalam organisasi.

Kebaikannya :

1. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun yang kecil, serta apapun tujuan perusahan.
2. Terdapat pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksanan sebagai akibat adanya staf ahli.
3. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
4. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsltasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.

            Keburukannya :

a.       Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal

b.      Perintah-perintahmenjadi kabur dengan nasehat dari stef, karena atasan dengan senang staf dapat terjadu adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangan berbeda.

c.       Kesatuan komando berkurang.

d.      Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

3. Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar fungsi harus dilaksanakan. Organisasi ini di pakai pada perusahan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kebaikan:

a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.

b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan.

c. Solidaritas kerja, semangat kerjakaryawan tinggi.